Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerker: Jessica en Tim, twee particulieren uit Nederland (geen onderneming of bedrijf), exploitanten van de webtoepassing KlasHussel op klashussel.nl, bereikbaar via het contactformulier op de beginpagina, hierna ‘de verwerker’.

Verwerkingsverantwoordelijke: de onderwijsinstelling wiens medewerkers (leraren) de cloudfuncties van de dienst gebruiken, hierna ‘de verwerkingsverantwoordelijke’. Door in te loggen en klassen te synchroniseren, sluit de verwerkingsverantwoordelijke deze verwerkersovereenkomst op deze voorwaarden met de verwerker. Ondertekening is niet nodig: deze gepubliceerde tekst is de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.

2. Doel, aard en duur van de verwerking

Doel: leraren in staat stellen zitschema’s en (willekeurige) werkgroepen voor hun klas op te zetten en die op al hun apparaten beschikbaar te hebben door opslag in de cloud.

Aard: opslag en weergave van een klaslijst binnen een beveiligde sessie; geen profilering, geen geautomatiseerde besluitvorming over leerlingen, geen commercieel gebruik, verkoop of doorverkoop van gegevens.

Duur: zolang het account van de leraar actief is. Bij verwijdering van het account eindigt de verwerking onmiddellijk (zie artikel 8).

3. Soorten persoonsgegevens

Leerlingen: voornaam en, indien de leraar die toevoegt, achternaam, plus de klasnaam en het zitschema waaraan deze zijn gekoppeld.

Leraar: e-mailadres en technische sessiegegevens.

De dienst is niet bestemd voor en slaat geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens op (zoals gezondheid, godsdienst of gedrag). De leraar wordt gevraagd dit ook niet toe te voegen, bijvoorbeeld als ‘opmerking’ of in een klasnaam.

4. Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke draagt er zorg voor dat alleen gegevens die voor het gebruik van de dienst nodig zijn worden verwerkt en dat er een grondslag is voor de verwerking van leerlinggegevens (doorgaans: uitvoering van de onderwijstaak). Zij wijst leraren erop dat geen andere gegevens dan voor- en achternaam worden ingevoerd.

Minimalisatie is ingebouwd: KlasHussel heeft een instelling om achternamen te verbergen, waardoor alleen voornamen worden gesynchroniseerd. De verwerkingsverantwoordelijke kan verder zelf altijd alle gegevens verwijderen via het account van de leraar (‘Account verwijderen’).

5. Verplichtingen van de verwerker (artikel 28 lid 3 AVG)

De verwerker:

1. verwerkt de gegevens uitsluitend op grond van de gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke; dat houdt in: het technisch functioneren van de dienst en de eigen instellingen van de leraar;
2. waarborgt dat personen met toegang tot de gegevens vertrouwelijk behandelen;
3. neemt de beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in artikel 6;
4. schakelt geen subverwerkers in anders dan in artikel 7 genoemd;
5. helpt de verwerkingsverantwoordelijke zo goed als redelijkerwijs mogelijk is bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid). In de praktijk regelt de leraar dit zelf volledig in de dienst; verzoeken die de verwerker toch rechtstreeks ontvangen worden in overleg behandeld;
6. helpt bij het voldoen aan de verplichtingen inzake gegevensbeveiliging en melding van datalekken, en meldt een datalek aan de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat het bekend is;
7. verwijdert alle gegevens onmiddellijk en duurzaam nadat het leveren van de dienst is beëindigd, tenzij de wet bewaring voorschrijft;
8. stelt de informatie die nodig is aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan ter beschikking en staat hierop binnen redelijke grenzen audits toe.

6. Beveiliging (artikel 32 AVG)

• alle verkeer verloopt versleuteld via HTTPS;
• de gegevens worden opgeslagen op servers binnen de EU (datacentrum in Neurenberg, Duitsland);
• toegang tot de productieomgeving is persoonlijk, minimaal en beveiligd;
• inlogsessies verlopen automatisch na 30 dagen onactiviteit;
• statistiek over gedeelde links wordt met geanonimiseerde (gehashde) IP-adressen bewaard en na 90 dagen verwijderd;
• er worden geen cookies of trackers voor advertentiedoeleinden geplaatst; de websitestatistiek is cookie-loos.

7. Subverwerkers

• Hetzner Online GmbH (datacentrum in Neurenberg, Duitsland), voor de hosting van de applicatie en de database;
• Cloudflare, voor de bescherming van de website en cookie-loze gebruiksmeting;
• de eigen e-mailserver van de verwerker (Postal), voor het sturen van inlogberichten aan leraren.

Leerlinggegevens verlaten deze omgevingen nooit en worden niet per e-mail verzonden. Wijziging van de samenstelling van de subverwerkers wordt altijd op deze pagina gepubliceerd.

8. Terugontvangst of verwijdering van gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke beheert de gegevens volledig zelf: bij verwijdering van een klas of van het account door de leraar verwijdert de verwerker deze onmiddellijk en duurzaam uit de database. Voor zover back-upkopieën worden gedraaid, worden deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk is overschreven en niet gebruikt om na verwijdering gegevens terug te halen.

9. Wijzigingen

De verwerker kan deze overeenkomst wijzigen; wijzigingen worden met een nieuw versienummer en datum op deze pagina gepubliceerd. Voortgezet gebruik van de dienst na publicatie betekent aanvaarding van de wijzigingen.

10. Vragen en meer informatie

Vragen over deze verwerkersovereenkomst: gebruik het contactformulier op de beginpagina. De regels voor het gebruik van persoonsgegevens in het onderwijs van het College toetsen Persoonsgegevens staan op autoriteitpersoonsgegevens.nl.